Was ist beim Nachweis der Beförderung oder Versendung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen zu beachten?

Möchte man eine innergemeinschaftliche Lieferung umsatzsteuerfrei behandeln, so ist es neben anderen Voraussetzungen erforderlich, einen buchmäßigen Nachweis zu erbringen, dass der Unternehmer oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet hat.

Wie dieser Nachweis zu erbringen ist, regelt eine eigene Verordnung des österreichischen Finanzministers zum Umsatzsteuergesetz. Diese bestimmt unter anderem Folgendes:

In den Fällen, in denen der Unternehmer oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert, hat der Unternehmer den Nachweis wie folgt zu führen:

1. durch die Durchschrift oder Abschrift der Rechnung,
2. durch einen handelsüblichen Beleg aus dem sich der Bestimmungsort ergibt (insbesondere Lieferschein) und
3. durch eine Empfangsbestätigung des Abnehmers oder seines Beauftragten oder in den Fällen der Beförderung des Gegenstandes durch den Abnehmer durch eine Erklärung des Abnehmers oder seines Beauftragten, dass er den Gegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördern wird.

In den Fällen, in denen der Unternehmer oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet versendet, hat der Unternehmer den Nachweis wie folgt zu führen:

1. durch die Durchschrift oder Abschrift der Rechnung und
2. durch einen Versendungsbeleg, wie z. B. Frachtbriefe, Postaufgabebescheinigungen, Konnossemente und dergleichen oder deren Doppelstücke.

Ist es dem Unternehmer im Falle der Versendung nicht möglich oder nicht zumutbar, den Versendungsnachweis wie oben angeführt zu führen, kann er den Nachweis auch wie bei einer Beförderung führen. Zusätzliche Regelungen sind zu beachten, wenn der Gegenstand der Lieferung vor der Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet durch einen Beauftragten bearbeitet oder verarbeitet worden ist.

Auch eine EU-Durchführungsverordnung normiert nun ab 1.1.2020 wie zu dokumentieren ist, dass die Gegenstände der Lieferung tatsächlich ins EU-Ausland gelangt sind:

Der Verkäufer muss angeben, dass die Gegenstände von ihm oder auf seine Rechnung von einem Dritten versandt oder befördert wurden. Zudem muss der Verkäufer im Besitz von mindestens zwei einander nicht widersprechenden Nachweisen sein, die von zwei verschiedenen Parteien ausgestellt wurden, die voneinander, vom Verkäufer und vom Erwerber unabhängig sind. Es können dabei entweder zwei Dokumente aus der unten angeführten Liste a) oder jeweils ein Dokument aus Liste a) und ein Dokument aus Liste b) sein.

Liste a): Unterlagen zum Versand oder zur Beförderung der Gegenstände, wie beispielsweise ein unterzeichneter CMR-Frachtbrief, ein Konnossement, eine Luftfracht-Rechnung oder eine Rechnung des Beförderers der Gegenstände.

Liste b): Eine Versicherungspolizze für den Versand oder die Beförderung der Gegenstände, Bankunterlagen (jene, die die Bezahlung des Versands oder der Beförderung der Gegenstände belegen), von einer öffentlichen Stelle, wie z. B. eine von einem Notar ausgestellte offizielle Ankunftsbestätigung, eine Quittung eines Lagerinhabers im Bestimmungsmitgliedstaat, durch die die Lagerung der Gegenstände bestätigt wird.

Wenn die Gegenstände vom Erwerber oder auf Rechnung des Erwerbers von einem Dritten versandt oder befördert wurden, so ist zudem bis zum 10. des Folgemonats eine entsprechende schriftliche Erklärung des Erwerbers erforderlich. Auch der Inhalt dieser Erklärung ist in der EU-DVO geregelt.

Die EU-Durchführungsverordnung gilt ab 1.1.2020 in jedem Mitgliedstaat, ohne dass sie in nationales Recht umgesetzt werden muss.

Der österreichische Gesetzgeber hat in den erläuternden Bemerkungen zum Steuerreformgesetz 2020 nun darauf hingewiesen, dass der Nachweis der Beförderung oder Versendung gemäß der bestehenden Verordnung des österreichischen Finanzministers oder gemäß der neuen EU-Durchführungsverordnung erfolgen kann.

Stand: 28. Oktober 2019